Nämndsekreterare och arkivsamordnare - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Arbetsbeskrivning

Vi söker dig som vill arbeta nära politiken, trivs med ansvar och har ett öga för både detaljer och helhet.

Som nämndsekreterare och arkivsamordnare blir du en central del av kommunens administrativa nav. Du ansvarar för en eller flera nämnders administrativa process – från kallelser och protokoll till beslutsunderlag – och säkerställer att våra handlingar hanteras korrekt i ärendehanteringssystemet Elements.

Du har också en viktig roll i kommunens arkiv- och informationshantering: sekretessbedömningar, utlämningar, gallring och bevarande.

Hos oss samarbetar du nära kollegor i den administrativa avdelningen och blir en del av ett engagerat team som stöttar hela organisationen.

I tjänsten ingår arbetsuppgifter som att:

- Delta i sammanträden och beredningar. 
- Upprätta kallelser och protokoll. 
- Kvalitetssäkra beslutsunderlag. 
- Hantera administrativa moment i beredningsprocessen. 
- Ta fram vissa beslutsunderlag.
- Vid behov stödja handläggarna när de skriver fram sina ärenden. 
- Registrering i vårt dokument och ärendehanteringssystemet Elements.
- Lämna ut allmänna handlingar
- Göra sekretessbedömningar
- Verka för god arkivhållning, gallring och arkivläggning. Olofströms kommun ingår i Sydarkivera som hanterar digital arkivering. 
- I arbetsuppgifterna ingår att bidra till avdelningens gemensamma uppdrag, att stötta varandra  och att vid behov utföra andra på avdelningen förekommande uppgifter. 

Kvalifikationer

Vi söker dig som har en universitets- eller högskoleexamen inom statsvetenskap, juridik, offentlig administration eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig. 

Du har kännedom om lagstiftningen som styr offentlig verksamhet såsom kommunallagen, förvaltningslagen, offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagen och GDPR.

Det är meriterande om du har:
Erfarenhet av arbete som nämndsekreterare eller liknande arbetsuppgifter. 
Erfarenhet av arbete i ärende- och informationshanteringssystem.
Erfarenhet av informationsförvaltning.
Erfarenhet från arbete i politiskt styrd organisation.

För att lyckas i rollen behöver du ha god förmåga att uttrycka dig tydligt och korrekt i både tal och skrift. 
Du har en hög digital kompetens och genom ett utvecklingsorienterat förhållningssätt bidrar du aktivt till att förbättra arbetssätt och digitala lösningar utifrån verksamhetens behov.

Personliga egenskaper

Vi söker dig som kan arbeta självständigt under eget ansvar men också är en god lagspelare.
Du är bekväm att ta egna initiativ och trivs i en stödjande- och serviceinriktad funktion.
Du är noggrann och har ett strukturerat arbetssätt.
Du är flexibel och kan anpassa dig till omständigheterna inom givna ramar. 
Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Urval och intervjuer kommer ske löpande.